Tietosuojaselosteet

Tietosuojaselosteen yhteistyökumppaneille ja toimittajille löydät täältä

TAIDESÄÄTIÖ PRO ARTE SR:N VERKKOSIVUSTON TIETOSUOJASELOSTE

Tämä tietosuojaseloste on tarkoitettu Taidesäätiö Pro Arte [”Säätiö”] verkkosivuston käyttäjille ja uutiskirjeen vastaanottajille.

Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan, miten Säätiö toimintansa yhteydessä kerää ja käsittelee henkilötietoja, millaisia henkilötietoja kerätään, mihin tarkoituksiin henkilötietoja käytetään ja miten henkilötiedot on suojattu. Selosteessa kuvataan myös, mitkä ovat rekisteröityjen henkilöiden oikeudet ja kuinka rekisteröity voi oikeuksiaan käyttää.

Säätiö vastaa siitä, että henkilötietoja käsitellään tätä tietosuojaselostetta ja soveltuvaa tietosuojalainsäädäntöä noudattaen.

1. REKISTERINPITÄJÄ

Taidesäätiö Pro Arte sr
Y-tunnus 21485721

2. YHTEYSHENKILÖ REKISTERIIN LIITTYVISSÄ ASIOISSA

Taidesäätiö Pro Arte
sähköposti: info@ihmehelsinki.fi
osoite: Kalevankatu 4, 2nd floor 00100 Helsinki

3. REKISTERIN NIMI

Taidesäätiö Pro Arte sr:n uutiskirjeen tilaajarekisteri pitää sisällään seuraavan rekisterin:
a. Taidesäätiö Pro Arte sr:n sähköpostilista uutiskirjeitä varten

4. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ

Palautelomakkeiden kautta tulevia henkilötietoja emme tallenna yhteystietorekisteriin, tallennamme ainoastaan annetun palautteen toimintamme kehittämistä varten.
Rekisteriin voidaan tallettaa uutiskirjeen tilaajista seuraavia tietoja:
– tilaajan yhteystiedot (etunimi, sukunimi, osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero)
– tilaajan titteli
– tilaajan organisaatio

5. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYTARKOITUS JA KÄSITTELYN OIKEUSPERUSTE

a. Henkilötietoja tallennetaan Säätiön toiminnan ja viestinnän kehittämiseksi. Käsittelyn oikeusperuste on rekisteröidyn antama suostumus.
b. Henkilötietoja tallennetaan uutiskirjetilauksen toimittamiseksi. Käsittelyn oikeusperuste on rekisteröidyn pyyntö päästä uutiskirjelistalle. Käsittelyn peruste on rekisteröidyn antama suostumus ja/tai oikeutettu etu.

6. HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAIKA

Säätiö käsittelee henkilötietoja pääsääntöisesti ainoastaan niin kauan, kuin käsittelyperuste on olemassa.
1) Palautelomakkeen kautta vastaanotettuja henkilötietoja ei säilytetä.
2) Uutiskirjetilauksen jakelulistalla olevien henkilöiden henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin uutiskirjeen tilaaja haluaa pysyä uutiskirjelistalla.

Uutiskirjeen tilaaja voi milloin tahansa peruuttaa tilauksensa uutiskirjeessä olevan linkin kautta.

7. REKISTERIN SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

1) Henkilötiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään uutiskirjeen tilauslomakkeen täyttämisen yhteydessä.

8. TIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET

Henkilötietoja ei luovuteta säännönmukaisesti kolmansille osapuolille.

9. TIETOJEN LUOVUTUS EU:N TAI ETA:N ULKOPUOLELLE

Henkilötietoja ei siirretä tai luovuta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Henkilötietojen käsitteljä Gruppo Software voi sijaita EU:n ulkopuolella.

10. REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

Säätiö suojaa rekisterin sisältämiä henkilötietoja asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein, joilla varmistetaan, että henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan soveltuvaa tietosuojalainsäädäntöä. Asiaankuulumattomilla tahoilla ei ole pääsyä rekisteritietoihin.

Ainostaan rekisterinpitäjä ja tämän erikseen nimeämät henkilöt voivat päästä käsiksi rekisterin sisältämiin henkilötietoihin. Ainoastaan erikseen nimetyillä henkilöillä on oikeus käsitellä rekisterin sisältämiä henkilötietoja ja ylläpitää niitä. Tietoihin pääsyyn oikeutettuja sitoo myös salassapitovelvoitteet.

Tietotekniikan avulla ylläpidettävät tietojärjestelmät ja ATK-laitteet, joilla rekisteri sijaitsee, on suojattu tavanomaisesti käytössä olevilla teknisillä suojamenetelmillä, kuten palomuurilla ja käyttäjäkohtaisilla salasanoilla. ATK-laitteet sijaitsevat lukituissa tiloissa.

Manuaalinen aineisto säilytetään erillisessä arkistossa lukituissa tiloissa, jonne on pääsy ainoastaan henkilötietojen käsittelyyn oikeutetuilla työntekijöillä.

11. REKISTERÖIDYN OIKEUDET

Taidesäätiö Pro Arte sitoutuu ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteriin kirjatun henkilön vaatimuksesta toteuttamaan alla kuvatut rekisteröidyn oikeudet. Mikäli rekisteröidyn oikeuksia koskevaa tietopyyntöä ei hyväksytä, annetaan henkilölle perusteltu ilmoitus, jossa kerrotaan syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty.

11.1. TARKASTUSOIKEUS

Rekisteröidyllä on oikeus saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai se, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja. Rekisteröidyn on esitettävä tarkastuspyyntö omakätisesti allekirjoitetussa tai sitä vastaavalla tavalla varmennetussa asiakirjassa. Pyyntö osoitetaan rekisterin yhteyshenkilölle. Tarkastuspyyntö on maksuton enintään kerran vuodessa (12 kk) toteutettuna.

11.2. OIKEUS VAATIA TIETOJEN OIKAISUA

Mikäli rekisteröity havaitsee, että rekisterin tiedoissa epätarkkoja tai virheellisiä henkilötietoja, on rekisteröidyllä oikeus vaatia tällaisten tietojen oikaisua. Tietojen oikaisua koskeva pyyntö on tehtävä kirjallisesti ja riittävän yksilöidysti pyynnön toteuttamiseksi: pyynnössä on ilmoitettava ainakin rekisteröidyn nimi, epätarkat tai virheelliset tiedot sekä täydennetyt tai korjatut tiedot. Pyyntö tehdään omakätisesti allekirjoitetulla tai sitä vastaavalla tavalla varmennetulla asiakirjalla. Pyyntö osoitetaan rekisterin yhteyshenkilölle.

11.3. OIKEUS VAATIA KÄSITTELYN RAJOITTAMISTA TAI TIETOJEN POISTAMISTA

Rekisteröidyn oikeus vaatia käsittelyn rajoittamista tai tietojen poistamista ei ole absoluuttinen oikeus, vaan se aktualisoituu vain rajoitetuissa tilanteissa: Rekisteröidyllä on oikeus vaatia henkilötietojen käsittelyn rajoittamista esimerkiksi tilanteessa, jossa rekisteröity odottaa rekisterinpitäjän vastausta tietojensa korjaamista tai
poistamista koskevaan pyyntöön.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää poistamaan häntä koskevat tiedot esimerkiksi jos
1) henkilötietoja ei enää tarvita siihen tarkoitukseen, jota varten ne kerättiin tai jota varten niitä käsiteltiin tai
2) rekisteröity peruuttaa suostumuksensa, johon käsittely perustui eikä henkilötietojen käsittelyyn ole muuta laillista perustetta.

Käsittelyn rajoittamista tai tietojen poistamista koskeva pyyntö osoitetaan rekisterin yhteyshenkilölle.

11.4. OIKEUS PERUUTTAA SUOSTUMUS

Kun henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumuksen perusteella (esimerkiksi suoramarkkinointiin), rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa. Suostumuksen peruuttamisen tulee olla tehty yhtä helpoksi, kuin suostumuksen antaminen. Suostumuksen peruuttamista koskeva pyyntö osoitetaan rekisterin yhteyshenkilölle.

11.5. OIKEUS VASTUSTAA TIETOJEN KÄSITTELYÄ

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä, mikäli rekisteröity esimerkiksi katsoo, että rekisterinpitäjä on käsitellyt häntä koskevia henkilötietoja lainvastaisesti tai että rekisterinpitäjällä ei ole oikeutta käsitellä joitain häntä koskevia henkilötietoja.

11.6. OIKEUS TEHDÄ VALITUS VALVONTAVIRANOMAISELLE

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos se katsoo, ettei rekisterinpitäjä ole noudattanut soveltuvia voimassa olevia tietosuojasäännöksiä.

12. MUUTOKSET TIETOSUOJASELOSTEESSA

Taidesäätiö Pro Arte pidättää oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta täyttääkseen oikeudelliset velvoitteensa. Muutokset voivat olla tarpeen esimerkiksi asiaankuuluvien lakien muuttumisen vuoksi tai Säätiön toiminnassa tapahtuvien muutosten vuoksi.

TIETOSUOJASELOSTE TAIDESÄÄTIÖ PRO ARTE SR:N YHTEISTYÖKUMPPANEILLE JA TOIMITTAJILLE

1. REKISTERINPITÄJÄ

Taidesäätiö Pro Arte sr [”Säätiö”]
Y-tunnus 21485721

2. YHTEYSHENKILÖ REKISTERIIN LIITTYVISSÄ ASIOISSA

Taidesäätiö Pro Arte
info@ihmehelsinki.fi
osoite: Kalevankatu 4, 2nd floor 00100 Helsinki

3. REKISTERIN NIMI

Taidesäätiö Pro Arte sr:n yhteistyökumppani- ja toimittajarekisteri

4. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ

Yhteistyökumppani- ja toimittajarekisteriin voidaan tallettaa yhteistyökumppanista tai palveluntoimittajasta muun muassa seuraavia tietoja: yhteistyökumppanin tai palveluntoimittajan tiedot (Y-tunnus, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
yhteistyökumppanin tai palveluntoimittajan yhteyshenkilön tiedot (nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, rekisteröidyn tehtävä organisaatiossa)
- yhteistyökumppanin tai palveluntoimittajan laskutustiedot
- tiedot tilatuista palveluista

5. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYTARKOITUS JA KÄSITTELYN OIKEUSPERUSTE

Henkilötietoja tallennetaan Säätiön sekä sen yhteistyökumppaneiden ja toimittajien välisen suhteen ylläpitämiseksi sekä tilauksiin ja tapahtumiin liittyvien tehtävien ja velvoitteiden hoitamiseksi. Henkilötietoja käsitellään myös Säätiön oman toiminnan suunnittelemiseksi ja kehittämiseksi. Lisäksi henkilötietoja tallennetaan rekisterinpitäjän lakisääteisten velvoitteiden toteuttamiseksi. Käsittelyn oikeusperuste on yhteistyö- tai toimittajasuhde Säätiön sekä sen yhteistyökumppanin tai toimittajan välillä (sopimus) tai rekisterinpitäjän oikeutettu etu tässä suhteessa. Henkilötietojen käsittely voi perustua myös rekisterinpitäjän lakisääteiseen velvoitteeseen.

6. HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAIKA

Yhteistyökumppaneiden ja toimittajien henkilötietoja säilytetään pääsääntöisesti niin kauan kuin yhteistyö- tai toimittajasuhde on voimassa. Yhteistyösuhteen lakattua henkilötietoja voidaan säilyttää niin kauan kuin sopimusosapuolilla on mahdollisuus kohdistaa toistaan vastaan oikeudellisia vaatimuksia tai niin kauan kuin rekisterinpitäjään kohdistuva lakisääteinen velvoite niin edellyttää. Toimittajat voivat milloin tahansa kirjautua pois toimittajille suunnatulta postituslistalta.

7. REKISTERIN SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Henkilötiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään yhteistyösopimuksen solmimisen yhteydessä tai kun toimittaja työnsä puolesta kirjautuu listalle itse tai Ihme hänet listalle lisää tai myöhemmin yhteistyö- tai toimittajasuhteen kestäessä. Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös yleisesti saatavilla olevista tietolähteistä, kuten kaupparekisteristä tai yrityksen verkkosivuilta.

8. TIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET

Henkilötietoja ei luovuteta säännönmukaisesti Säätiön tai sen yhteistyökumppanin tai muun sen lukuun toimivan palveluntarjoajan ulkopuolelle. Säätiö käyttää henkilötietojen käsittelyssä apunaan ainoastaan laadukkaita kolmansia palveluntarjoajia, joiden kanssa on tehty tietosuoja-asetuksen mukainen sopimus henkilötietojen käsittelystä.

9. TIETOJEN LUOVUTUS EU:N TAI ETA:N ULKOPUOLELLE

Henkilötietoja ei siirretä tai luovuta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Gruppo Software voi käsitellä henkilötietoja EU:n ulkopuolella. Gruppo Software on sitoutunut noudattamaan EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisia menettelyitä.

10. REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

Säätiö suojaa rekisterin sisältämiä henkilötietoja asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein, joilla varmistetaan, että henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan soveltuvaa tietosuojalainsäädäntöä. Asiaankuulumattomilla tahoilla ei ole pääsyä rekisteritietoihin.

Ainostaan rekisterinpitäjä ja tämän erikseen nimeämät henkilöt voivat päästä käsiksi rekisterin sisältämiin henkilötietoihin. Ainoastaan erikseen nimetyillä henkilöillä on oikeus käsitellä rekisterin sisältämiä henkilötietoja ja ylläpitää niitä. Tietoihin pääsyyn oikeutettuja sitoo myös salassapitovelvoitteet.

Tietotekniikan avulla ylläpidettävät tietojärjestelmät ja ATK-laitteet, joilla rekisteri sijaitsee, on suojattu tavanomaisesti käytössä olevilla teknisillä suojamenetelmillä, kuten palomuurilla ja käyttäjäkohtaisilla salasanoilla. ATK-laitteet sijaitsevat lukituissa tiloissa. Manuaalinen aineisto säilytetään erillisessä arkistossa lukituissa tiloissa, jonne on pääsy ainoastaan henkilötietojen käsittelyyn oikeutetuilla työntekijöillä.

11. REKISTERÖIDYN OIKEUDET

Taidesäätiö Pro Arte sitoutuu ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteriin kirjatun henkilön vaatimuksesta toteuttamaan alla kuvatut rekisteröidyn oikeudet. Mikäli rekisteröidyn oikeuksia koskevaa tietopyyntöä ei hyväksytä, annetaan henkilölle perusteltu ilmoitus, jossa kerrotaan syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty.

11.1. TARKASTUSOIKEUS

Rekisteröidyllä on oikeus saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja. Rekisteröidyn on esitettävä tarkastuspyyntö omakätisesti allekirjoitetussa tai sitä
vastaavalla tavalla varmennetussa asiakirjassa. Pyyntö osoitetaan rekisterin yhteyshenkilölle. Tarkastuspyyntö on maksuton enintään kerran vuodessa (12 kk) toteutettuna.

11.2. OIKEUS VAATIA TIETOJEN OIKAISUA

Mikäli rekisteröity havaitsee, että rekisterin tiedoissa epätarkkoja tai virheellisiä henkilötietoja, on rekisteröidyllä oikeus vaatia tällaisten tietojen oikaisua. Tietojen oikaisua koskeva pyyntö on tehtävä kirjallisesti ja riittävän yksilöidysti pyynnön toteuttamiseksi: pyynnössä on ilmoitettava ainakin rekisteröidyn nimi, epätarkat tai virheelliset tiedot sekä täydennetyt tai korjatut tiedot. Pyyntö tehdään omakätisesti allekirjoitetulla tai sitä vastaavalla tavalla varmennetulla asiakirjalla. Pyyntö osoitetaan rekisterin yhteyshenkilölle.

11.3. OIKEUS VAATIA KÄSITTELYN RAJOITTAMISTA TAI TIETOJEN POISTAMISTA

Rekisteröidyn oikeus vaatia käsittelyn rajoittamista tai tietojen poistamista toteutuu vain tietyissä tilanteissa.
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia henkilötietojen käsittelyn rajoittamista esimerkiksi tilanteessa, jossa rekisteröity odottaa rekisterinpitäjän vastausta tietojensa korjaamista tai poistamista koskevaan pyyntöön.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää poistamaan häntä koskevat tiedot esimerkiksi jos
1) henkilötietoja ei enää tarvita siihen tarkoitukseen, jota varten ne kerättiin tai jota varten niitä käsiteltiin tai
2) rekisteröity peruuttaa suostumuksensa, johon käsittely perustui eikä henkilötietojen käsittelyyn ole muuta laillista perustetta.

Käsittelyn rajoittamista tai tietojen poistamista koskeva pyyntö osoitetaan rekisterin yhteyshenkilölle.

11.4. OIKEUS PERUUTTAA SUOSTUMUS

Kun henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumuksen perusteella (esimerkiksi suoramarkkinointiin), rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa. Suostumuksen peruuttamisen tulee olla tehty yhtä helpoksi, kuin suostumuksen antaminen. Suostumuksen peruuttamista koskeva pyyntö osoitetaan rekisterin yhteyshenkilölle.

11.5. OIKEUS VASTUSTAA TIETOJEN KÄSITTELYÄ

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä, mikäli rekisteröity esimerkiksi katsoo, että rekisterinpitäjä on käsitellyt häntä koskevia henkilötietoja lainvastaisesti tai että rekisterinpitäjällä ei ole oikeutta käsitellä joitain häntä koskevia henkilötietoja.

11.6. OIKEUS TEHDÄ VALITUS VALVONTAVIRANOMAISELLE

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos se katsoo, ettei rekisterinpitäjä ole noudattanut soveltuvia voimassa olevia tietosuojasäännöksiä.

12. MUUTOKSET TIETOSUOJASELOSTEESSA

Taidesäätiö Pro Arte pidättää oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta täyttääkseen oikeudelliset velvoitteensa. Muutokset voivat olla tarpeen esimerkiksi soveltuvien lakien muuttumisen vuoksi tai Säätiön toiminnassa tapahtuvien muutosten vuoksi.